Konferens

Visst har du varit med om konferenser som fallit helt platt. Men hur kan man få ut mer av konferensen?

Konferensen och det fysiska mötet har potential att vara den starkaste interaktionen i din organisation. Men om du vill optimera upplevelsen för deltagarna krävs det förberedelse. Nedan listar vi några enkla tips på vad du som koordinerar ditt företags konferens ska tänka på innan, under och efter sammankomsten. kommer här lite tips för en lyckad konferens. Slå oss en signal så hjälper vi Er!

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. En kombination av nytta och nöje!

• Planera i god tid.

Den lyckade konferensen kräver eftertanke, med omsorg om detaljerna. Att starta i god tid, ger goda förutsättningar att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta.

• Välj rätt anläggning och lokal.

Anpassa efter just din konferens och dess syfte. vem är målgruppen och hur vill du att deras upplevelse ska bli?

• Utnyttja rätt teknik.

Finns inget så tåkigt att använda en projektor som ger dålig bild och inte syns längst bak. Eller ett ljudsystem som har rundgång. Ni kanske vill använda skärmar ute i lokalen och inte bara på scen. En DJ som möter deltagarna i entrén, eller en artist som energihöjare?

• Utnyttja innehållet på konferensen

Konferensen och dess deltagare är en källa för marknadsföring. Genom att filma och spela in kan ni både utnyttja det direkt på sociala medier, inspelat till en trailer i marknadsföringssyfte eller som ren dokumentation. Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

• Varva nytta med nöje.

Var sak har sin tid och det ena främjar det andra. Ta tillfället i akt att lägga in roliga exempel och övningar. Genom interaktivitet får du alerta deltagare.

• Tänk på allergikerna.

Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla dessutom med köks- och servispersonal, så att inga önskemål har glömts bort.

• Var tydlig med agendan – och håll den.

Meddela redan vid konferensens början, vilken agenda som gäller. När är det paus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

• Ta regelbundna pauser.

Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska åka hem slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven

• Mjukstarta i tid.

Se till att alla är på plats i god tid. Att varva ner med en kopp kaffe innan ni börjar, ger en mjukstart som laddar batterierna.

• Fyll på med energi.

Godis och mat brukar finnas i överflöd. Har ni tänkt på att lite rörelse alltid ger den extra lilla energin?

• Ge tid mellan mötet och middagen.

Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner. Ta er tid för detta men beakta även dem som vill nätverka.

• Följ upp.

Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas.